RSM DTM online számlajóváhagyó rendszer

Jelen tájékoztatónk az RSM DTM Hungary Zrt. által kifejlesztett, internetalapú számlajóváhagyó és nyilvántartó rendszert mutatja be. A rendszer elsősorban a vállalkozáshoz beérkező (szállítói) számlák nyilvántartását és kifizetésének jóváhagyását szolgálja.

Miért ajánljuk az online számlajóváhagyó rendszer használatát ügyfeleinknek?

A szállítói számlák jóváhagyása és kifizetése olyan feladat, amely már a vállalkozás beindításának első napjától kezdve jelentkezik – annak ellenére is, hogy ilyenkor a legtöbb cég még nem rendelkezik kidolgozott adminisztratív folyamatokkal. A szokásos kézi módszerek azonban számos olyan hibázási lehetőséget rejtenek magukban, mint például az elkallódott, a késve fellelt számlák, a fizetési késedelmek, a dupla átutalások, a könyvelésre át nem adott bizonylatok stb.

Online számlajóváhagyó rendszerünk célja, hogy megoldást nyújtson az előbbiekben említett hiányosságokra, ugyanakkor megőrizze az adminisztratív folyamatok egyszerűségét és átláthatóságát is.

Kinek szól az ajánlatunk?

Online számlajóváhagyó rendszerünket elsősorban azoknak a vállalkozásoknak ajánljuk, amelyek működési jellegzetességei között megtalálható az alábbiak valamelyike:

1. A vállalkozás nem rendelkezik saját pénzügyi részleggel, a számlákat az adminisztratív személyzet tagjai iktatják és készítik elő könyvelésre.
2. A megrendelések és számlák jóváhagyásában nemcsak pénzügyi irányultságú szakemberek, hanem operatív vezetők is közreműködnek.
3. A számla-jóváhagyási folyamatban résztvevők nem tartózkodnak folyamatosan a cég központi irodájában.
4. A vállalkozás nem rendelkezik olyan integrált vállalatirányítási rendszerrel, amely lefedné a számla-jóváhagyási folyamatokat is.

Melyek az online számlajóváhagyó rendszerünk főbb funkciói és jellegzetességei?

Fontos hangsúlyoznunk, hogy az általunk kínált számlajóváhagyó felület rendszerint nem „dobozban” érkezik, azonban akár azonnal működésbe állítható. Az alábbiakban felsorolt funkciók teljes egészében ügyfeleink egyedi igényeihez igazíthatók, szabadon bővíthetők vagy szűkíthetők:

1. A számlajóváhagyó rendszer internetalapú, így a világ bármely pontjáról könnyedén elérhető.
2. A rendszerbe adatbázisszerűen feltölthetők a jóváhagyásra váró számlák főbb adatai, valamint a számlák szkennelt másolatai.
3. A számlák jóváhagyása összeköthető a számlázás alapját adó megrendelések, szerződések, teljesítési igazolások jóváhagyásával.
4. A rendszer többlépcsős jóváhagyási folyamatok és különböző szintű jóváhagyási jogosultságok kezelésére is alkalmas. Lehetőség van a számlák kötegelt jóváhagyására is.
5. A rendszer képes automatikus e-mail értesítések küldésére, ezenkívül összeköthető más szoftverekkel is.
6. A rendszer jelszóval védett hozzáféréssel érhető el; a felhasználói aktivitás, a jóváhagyók személye és a jóváhagyás időpontja rögzítésre kerül, és könnyedén visszakereshető.
7. A szállítók adataiból szállítói partnerlista alakítható ki. A szállítók az adatrögzítés során legördülő menüből választhatók ki.
8. A rendszerbe feltöltött adatok Excel-formátumban, a szkennelt számlamásolatok tömörített fájlként exportálhatók, aminek következtében utalási listák elkészítése szintén lehetővé válik.
9. Az adatbázisba feltöltött számlaadatok bővítésével a rendszer a számlajóváhagyáson túlmenően egyszerű riportok előállítására is alkalmas.
10. A rendszer számla-nyilvántartási és -archiválási funkciókat ugyancsak betölthet.

Milyen közvetlen előnyökkel, megtakarításokkal járhat vállalkozása számára a számlajóváhagyó rendszerünk használata?

1. Számla-nyilvántartási és -jóváhagyási rendszerünk növeli a jóváhagyási folyamatban résztvevők munkájának hatékonyságát, a számlanyilvántartások áttekinthetőségét.
2. A bárhonnan elérhető online felületnek köszönhetően utazási és postázási költségek takaríthatók meg.
3. Elkerülhetők a számla-jóváhagyási folyamatok hibáinak pénzügyi következményei, a téves vagy dupla átutalások, a dokumentációs hibák következményei.
4. Az általunk kínált számlajóváhagyó rendszer könnyen kezelhető, nem tartalmaz a feladat ellátásán kívüli extrákat, más szoftverekkel együtt is használható, és jóval költséghatékonyabb megoldást jelent, mint egy integrált vállalatirányítási rendszer beszerzése.

Kihez fordulhat a kérdéseivel?

Abban az esetben, ha szeretne többet megtudni a tájékoztatónkban bemutatott számlajóváhagyó rendszerről, esetleg egy bemutató keretében meg kívánja tekinteni a jóváhagyási felület alapvető funkcióit, forduljon bizalommal munkatársainkhoz: